企業郵箱中郵件備份和郵件歸檔的區別

2019-12-13 14:25:40

企業郵箱中的郵件備份和郵件歸檔功能看上去實現的效果是一樣的,但本質上兩者還是有區別的。

郵件備份和郵件歸檔的相同點,都是管理員在后臺設置規則,員工在收發信時,符合規則的郵件會自動復制一份到一個指定地方。而區別在與,通過郵件備份功能備份的郵件,是存儲于一個指定郵箱的指定文件夾里,通過郵件歸檔功能備份的郵件,是存儲于服務商的歸檔服務器里。因此郵件備份功能里的郵件是在一個單獨的郵箱中存儲,可以進行二次編輯,或通過本地服務器將這些郵件備份到本地。郵件歸檔功能里的郵件存儲在服務商的歸檔服務器里,不能進行二次編輯,只能查看或恢復。

通過以上的描述,我們可以看出,使用郵件備份功能所備份的郵件,公司可以實現內部管控,使用郵件歸檔功能所備份的郵件,即可以實現內部管控,同時因為是源文件,也可以用于法律層面,如企業和個人,企業和企業有法律糾紛的時候可以作為呈堂證供使用。

2004年,美國證券市場開始實施針對上市公司財務和公司治理的Sarbanes-Oxley(塞班斯法案),其中對郵件歸檔做了詳細要求。國家財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會2008聯合發布了《企業內部控制基本規范》,要求上市公司對工作郵件進行歸檔、留存,并實現可追溯性。騰訊企業郵箱提供郵件備份,和符合《塞班斯法案》、《企業內部控制基本規范》要求的郵件歸檔服務,且不收取費用。

郵件備份和郵件歸檔具體的實現方式和效果是什么呢?企業和郵件管理員又是如何做到管控分離的呢?請撥打400-0023-801詳細進行咨詢。


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